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La comunicazione negli Enti Locali:

breve excursus normativo.

di

Dott. Raffaele Quindici

 

La pubblicazione degli atti ufficiali del Comune, delle deliberazioni, delle determine dirigenziali e di ogni altro provvedimento all’Albo Pretorio dell’Ente, assolve non solo  ad un obbligo e ad una funzione giuridicamente rilevante, ma esige anche da parte dell’Amministrazione altre forme di comunicazione idonee ad assicurare la più ampia conoscenza degli atti predetti e dell’attività dalla stessa svolta.

Tale emergenza è stata avvertita dal legislatore, in particolar modo a partire dagli anni ’90.

I cardini di questo processo di cambiamento, apportatori dei principi innovativi di partecipazione e di accesso sono stati  costituiti dalle leggi 08.06.1990 n. 142 e  07.08.1990 n. 241.

Non meno rilevante in tale ottica fu l’istituzione degli Uffici di relazione con il pubblico ad opera del D.Lgs. 29/93.

Proprio facendo seguito al D.Lgs. 29/93 ed in relazione alla “comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni”, nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 11/10/1994, si legge: ”Le Amministrazioni, in collaborazione con gli Uffici, promuovono e realizzano, in attuazione dell’art.12 comma 4 del D.Lgs. 29/93, e sulla base delle informazioni acquisite attraverso le indagini, iniziative di comunicazione di pubblica utilità, utilizzando strumenti propri, editoriali, audiovisivi, radiotelevisivi, telematici, multimediali, pubblicitari, ai fini di assicurare la conoscenza di normativa, strutture e servizi, nonché di informare sui diritti dell’utenza nei rapporti con le Amministrazioni Pubbliche”.

A questa facevano seguito la Direttiva del 27.01.1994, con cui la Presidenza del Consiglio dei Ministri introduceva in Italia lo strumento della carta dei servizi, nonché le leggi 127/97 e 191/98, il D.Lgs. 80/1998, fino ad arrivare alla recentissima ed importantissima L. 7 giugno 2000 n. 150 con cui è stata dettata una disciplina organica delle attività di informazione e comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni.

Questa legge individua mezzi, forme e strumenti di una serie di attività rilevanti della Pubblica Amministrazione tra cui:

-         l’attività di informazione ai mezzi di comunicazione di massa attraverso stampa audiovisiva e strumenti telematici;

-         la comunicazione esterna rivolta ai cittadini, alla collettività ed altri enti attraverso le più svariate modalità tecniche e organizzative;

-         la comunicazione interna realizzata da ciascun Ente.

Le suddette attività di informazione e di comunicazione, secondo la nuova normativa,  si sviluppano anche mediante le seguenti tipologie di forme di diffusione:

-         la pubblicità;

-         le distribuzioni o vendite promozionali;

-         le affissioni;

-         l’organizzazione di manifestazioni;

-         la partecipazione a rassegne specialistiche, fiere e congressi.

Si regolamentano, poi, l’attività del “Portavoce” e quella dell’ ”Ufficio stampa” della Pubblica Amministrazione, mentre la seconda parte della legge, dedicata esclusivamente alle Amministrazioni dello Stato, disciplina la programmazione dell’attività di comunicazione svolta dalle Amministrazioni statali, attraverso la stesura annuale di programmi di comunicazione, piani di comunicazione e progetti di comunicazione a carattere pubblicitario.

Il relativo regolamento attuativo, approvato il 2 agosto 2001 dal Consiglio dei Ministri (“Regolamento recante norme per l’individuazione dei titoli professionali del personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per le attività di informazione e comunicazione e disciplina degli interventi formativi”) pubblicato, come D.P.R.  21 settembre 2001, n. 422, sulla G.U. n. 282 del 4/12/2001, detta le disposizioni per l’individuazione del personale degli Uffici di relazione con il pubblico e degli Uffici stampa.

Va, poi, citata quella normativa che, in maniera puntuale, disciplina il sistema relazionale tra l’ente locale e l’esterno: in particolar modo, secondo quanto previsto dall’art. 6 L. 67/1987, le Regioni, le Province ed i Comuni con più di 20.000 abitanti, i loro consorzi e le Aziende sanitarie locali che gestiscono servizi per più di 40.000 abitanti, devono pubblicare i bilanci in estratto su almeno due giornali quotidiani che abbiano particolare diffusione sul territorio di competenza, su almeno un quotidiano a diffusione nazionale e su un periodico.

Poi, come detto, nel 1993 con il D.Lgs. n. 29 avveniva l’introduzione degli Uffici Relazione con il pubblico (U.R.P.), strutture pensate per dare concreta attuazione alle norme sulla trasparenza, sull’accesso, sull’informazione e sulla semplificazione.

Per raggiungere questi obiettivi di snellimento il D.Lgs. 31/03/1998 n. 80 ha previsto che le Pubbliche Amministrazioni ispirino la propria la propria organizzazione a criteri di imparzialità e trasparenza anche attraverso l’istituzione di apposite strutture destinate all’informazione ai cittadini e l’attribuzione ad un unico ufficio, per ciascun procedimento, della responsabilità complessiva dello stesso. Questa normativa è stata successivamente “trasfusa” nel D.Lgs. 165/2001.

L’obiettivo di una comunicazione efficace a livello locale e soprattutto comunale ha imposto, altresì, la necessita di procedere  alla rideterminazione dell’intera struttura organizzativa dell’ente stesso: questo è avvenuto tramite il processo di informatizzazione dell’ente locale.

In realtà il processo d’informatizzazione degli enti locali non è un fenomeno recentissimo, ma risale agli anni Ottanta, periodo nel quale per la prima volta si è  cercato di favorire l’adeguamento delle strutture delle amministrazioni locali alle nuove tecnologie. Le metodologie adottate sono tuttavia sorte con il fondamentale limite  di non essere frutto di una strategia globale. I maggiori problemi, causati dall’utilizzo di architetture tecnologiche differenti, hanno riguardato soprattutto l’impossibilità di sfruttare i nuovi strumenti informatici per garantire il rapido ed efficiente scambio di informazioni tra le singole amministrazioni. Tale situazione si è protratta fino a quando, negli anni novanta, l’ingresso nel mercato di nuove tecnologie ha reso potenzialmente realizzabile un’informatizzazione globale del Comune.

E’ comunque vasta la normativa relativa all’informatizzazione della P.A. (si pensi da ultimo alle novità in materia di firma elettronica, protocollo elettronico, e-government, ecc.), per cui non sembra opportuno occuparcene in questa sede.

Appare evidente che la nuova Pubblica Amministrazione ed in particolare l’Ente locale devono essere pronti ad improntare la gestione delle amministrazioni a criteri di  estrazione aziendale, quali efficacia, efficienza ed economicità.

Il raggiungimento di tali obiettivi in materia di una reale comunicazione al servizio del cittadino implicano l’uso di una vera e propria strategia  di comunicazione. Il percorso da seguire è riassumibile in cinque fasi:

1)      definizione degli obiettivi;

2)      analisi  dei poteri pubblici di riferimento, per realizzarne una segmentazione oculata;

3)      definizione del contenuto della comunicazione;

4)      scelta dei mezzi e dei canali;

5)      misurazione dei risultati.

Una volta identificati gli obiettivi è necessario visualizzare il target cui è diretto il messaggio. A seconda del destinatario, verrà, infatti modificato il modo di creare comunicazione.

Il secondo passo da compiere  è la segmentazione dell’utenza. Il pubblico deve essere osservato in tutte le sue sfaccettature: tutto ciò necessita un sistema informativo preciso e ben strutturato.

Il problema più grande del mondo della comunicazione è la c.d. inflazione comunicativa.

La molteplicità dei messaggi informativi inviati al pubblico  da ogni settore rende complessa la scelta delle informazioni da inserire al suo interno; è necessario, quindi, ottimizzare la risorsa informazione, escludendo ciò che si ritiene superfluo, riducendo il numero dei dati all’essenziale

e aumentando la capacità di selezione.

Questa esigenza è strettamente legata a quella di una maggiore qualità ed attendibilità dei dati rilevati; tutto ciò si ottiene con messaggi chiari e definiti.

A questo punto l’ente pubblico ed in particolare il Comune deve scegliere gli strumenti giusti per una valida comunicazione  coordinando la comunicazione diretta, quella cioè che viene veicolata  tramite appositi uffici al pubblico, oppure mediante l’utilizzo di reti telefoniche o telematiche, e quella mediata, la quale utilizza i canali di trasmissione quali la stampa, la radio e la televisione che a loro volta  filtrano e trasmettono il messaggio all’utente.

Per ultima, ma non ultima, si inserisce in quest’ottica l’azione di snellimento del linguaggio burocratico, operazione questa che ha ricevuto nuova linfa dalla Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi, emanata dal Dipartimento della funzione pubblica e pubblicata sulla G.U. n. 141 del 18/06/2002. In questa direttiva, si osserva, tra l’altro che “tutti i testi prodotti dalle amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l’azione amministrativa”. Inoltre, “i numerosi atti prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni, sia interni (circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono prevedere l’utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando espressioni burocratiche e termini tecnici”.

In definitiva, si può a buon diritto affermare che, agli albori del XXI secolo,  assume sempre più rilievo la comunicazione negli Enti Locali, vista non più solamente come elemento “integrativo dell’efficacia” dell’atto amministrativo, ma come un vero e proprio strumento strategico in dotazione alla Pubblica Amministrazione Locale.

Tale tema è sicuramente attuale anche nelle realtà comunali di ridotte dimensioni.

Spesso in un Comune di poche migliaia di abitanti, oltre al tradizionale Albo Pretorio o ad altre bacheche o “banchi da esposizione”, è il singolo dipendente, qualora volonteroso, a svolgere da interfaccia con la cittadinanza o con altri interlocutori esterni.

Pur tuttavia, anche in anche in questa organizzazione di modeste dimensioni si rende necessario operare un riconoscimento del rapporto “comunicazione – utenza”, non tanto per dare attuazione pratica tout-court alle recenti ennesime riforme, quanto per rispondere alle accresciute esigenze di conoscibilità, informazioni e comunicazione, che il processo di “globalizzazione” in atto ha reso ancor più impellenti ed indispensabili per il vivere quotidiano.

La necessità di avvicinare la sfera privata alla sfera pubblica, la valorizzazione dei criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità, le esigenze di speditezza e di semplificazione sperimentale, l’ottica stessa della trasparenza, che permea l’intera disciplina normativa e tutte le altra disposizioni della legge, sono rivolte ad un rinnovamento dell’azione amministrativa, la quale abbandonata l’autoritarietà e la segretezza, si presenta in senso moderno ed efficiente, sempre più orientata alla tutela  e alla salvaguardia della sfera della libertà privata.

Dott. Raffaele Quindici – Nola (NA)

-lancio 05.07.03-